智能檔案庫房作為現(xiàn)在和未來的檔案文件管理發(fā)展趨勢，目前已經(jīng)基本可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的智能化管理了，而且已經(jīng)有部分企事業(yè)單位和職能部分已經(jīng)建設(shè)了智能檔案庫房，基本實(shí)現(xiàn)檔案文件的有效智能管理和完整保存，下面萬泰小編為大家整理了智能檔案庫房建設(shè)主要內(nèi)容與檔案管理子系統(tǒng)的功能要求，以供大家參考。

　　一、智能檔案庫房建設(shè)主要內(nèi)容

　　1、RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能管理

　　RFID技術(shù)即無線射頻識(shí)別技術(shù)，是在頻譜的射頻部分，利用電磁耦合或感應(yīng)耦合，通過各種調(diào)制和編碼方案，與射頻標(biāo)簽交互通信讀取射頻標(biāo)簽身份的技術(shù)。個(gè)典型的RFID系統(tǒng)集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體，主要原理是利用無線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，將RFID標(biāo)簽粘貼于檔案盒正面，讀寫器通過天線無接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案盒識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、傳輸。

　　2、智能檔案柜實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理

　　通過智能檔案柜的智能存取方式，可有效避免在原來開放式放置模式下，檔案工作人員隨意接觸所有人員檔案資料的情況。只有檔案工作人員通過檔案管理系統(tǒng)提出調(diào)閱檔案的申請(qǐng)，填寫調(diào)閱的對(duì)象、事由（如借閱、增加資料、替換資料、修改資料、外調(diào)、數(shù)字化加工等）、時(shí)間等信息，并通過相關(guān)環(huán)節(jié)審批確認(rèn)后，由系統(tǒng)發(fā)送隨機(jī)的“取件碼”，通過“取件碼”檔案管理人員才能打開獨(dú)立檔案柜，取出檔案資料。歸還環(huán)節(jié)的操作模式與取出環(huán)節(jié)相似。這樣系統(tǒng)將詳細(xì)記錄每盒檔案取存情況及取存事由，以確保檔案實(shí)體的完整、準(zhǔn)確和可追溯。

　　3、環(huán)境監(jiān)測設(shè)備實(shí)施遠(yuǎn)程監(jiān)控和環(huán)境控制

　　在檔案庫房內(nèi)部署多個(gè)溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測房間內(nèi)溫度濕度情況；部署多個(gè)浸水傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測房間內(nèi)是否有漏水情況；部署多個(gè)煙感傳感器，實(shí)時(shí)監(jiān)測房間內(nèi)火情煙霧狀況；部署多個(gè)紅外報(bào)警裝置和監(jiān)控?cái)z像頭，實(shí)時(shí)監(jiān)測房間內(nèi)相關(guān)異常情況。通過傳感器獲取檔案庫房的溫濕度信息，并將相關(guān)信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的在庫管人員辦公室的監(jiān)控電腦屏幕上顯示；對(duì)溫濕度、浸水、火情、其他異常等情況進(jìn)行監(jiān)測，如果超出設(shè)定范圍，在庫管人員辦公室（也可連接到庫區(qū)監(jiān)控值班室）使用聲光等方式進(jìn)行報(bào)警；同時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)執(zhí)行巡檢計(jì)劃，并形成報(bào)表。

　　二、智能庫房檔案管理子系統(tǒng)功能要求

　　1、檔案智能出庫：用戶在涉密網(wǎng)上的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)上履行完檔案利用審批手續(xù)后，系統(tǒng)生成出庫允許口令的“取件碼”，檔案工作人員在智能檔案柜的控制屏幕上通過手動(dòng)輸入或掃碼識(shí)別輸入“取件碼”，對(duì)應(yīng)的小柜柜門自動(dòng)打開，工作人員將該份檔案拿出房間經(jīng)過檔案檢測門時(shí)只記錄不報(bào)警，完成檔案出庫管理。

　　2、檔案智能入庫：由檔案工作人員在數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)中確認(rèn)檔案已歸還、整理新入庫。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)生成歸還檔案的“歸還碼”，檔案工作人員在智能檔案柜的控制屏幕上通過手動(dòng)輸入或掃碼識(shí)別輸入“歸還碼”，工作人員將該份檔案存入自動(dòng)打開的小柜中。整套動(dòng)作完成后，由平臺(tái)自動(dòng)檢測檔案是否已歸還，并完成檔案入庫管理。
　　3、檔案智能盤點(diǎn)：由檔案工作人員使用盤點(diǎn)設(shè)備對(duì)庫房中現(xiàn)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)，再連接智能檔案庫房管理系統(tǒng)，結(jié)合出庫清單，自動(dòng)生成檔案清單，并標(biāo)注在館、出庫等狀態(tài)，如有不匹配則報(bào)警，并完成檔案盤點(diǎn)管理。

　　4、安全性：采取必要的身份鑒別、訪問控制、權(quán)限劃分、數(shù)據(jù)保護(hù)、安全審計(jì)等功能。

　　5、可擴(kuò)展性：平臺(tái)控制的智能柜數(shù)量、管理的檔案庫房數(shù)量可擴(kuò)展，不應(yīng)于干部人事檔案需要，今后可擴(kuò)展與檔案館所管理的其它類型的檔案業(yè)務(wù)需要。

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